We zijn op zoek naar een spontane en accurate management assistent – office manager voor 16 á 21 uur
Ben jij een spontane en nauwkeurige professional die graag de spil vormt binnen een dynamisch team? Ben jij een echte teamspeler en kun je goed de rust bewaren? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Als management assistent/office manager bij ons architectenbureau ben jij de spil van onze organisatie. Je biedt directe ondersteuning aan de directie en de architecten in een creatieve omgeving, waarbij je een breed scala aan taken uitvoert, van secretarieel en administratief werk tot facilitaire ondersteuning. Je beheert moeiteloos complexe agenda’s, e-mailverkeer en correspondentie.
Naast je secretariële taken ondersteun je bij projectmanagement, bijvoorbeeld door het redigeren van offertes, rapporten en notities, en het opstellen van projectreferenties die je verwerkt in ons CMS-systeem (WordPress). Ook assisteer je bij facturatie en acquisitie.
Daarnaast ben je verantwoordelijk voor facilitaire zaken, zoals het organiseren van bedrijfsactiviteiten, lunches en voorraadbeheer. Je bent klant- en resultaatgericht, begrijpt de cultuur van ons bureau en zorgt ervoor dat je collega’s optimaal kunnen presteren.
Werkzaamheden en verantwoordelijkheden:
- Eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externe relaties
- Uitvoeren van secretariële taken
- Facilitaire ondersteuning (o.a. lunch en voorraadbeheer)
- Administratieve ondersteuning bij projecten in samenwerking met projectleiders
- Ondersteuning bij aanbestedingen (informatie verzamelen, tekstcontrole)
- Organiseren en faciliteren van vergaderingen
- Plannen en organiseren van bedrijfsuitjes en evenementen
- Bijdragen aan marketing, communicatie en PR-activiteiten
- Urenadministratie
- Assisteren bij facturatie
Wij zoeken iemand met:
- Minimaal 5 jaar relevante werkervaring
- HBO werk- en denkniveau
- Uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden
- Zelfstandig en proactief in het organiseren van eigen werkzaamheden
- Zorgvuldigheid, organisatievermogen en zelfstandigheid
- Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift; creatief schrijven is een pré
- Ervaring met MS Office Suite; Adobe Indesign; WordPress en LinkedIn is een pré
- Woonachtig in de regio Rotterdam
- Affiniteit met architectuur en/of bouwkunde
Over ons:
Quist Wintermans Architekten is een groeiend, informeel architectenbureau met een breed scala aan projecten, van architectuur tot infrastructuur. Dit betekent dat jouw rol als ondersteuner veelzijdig en afwisselend is.
Wat wij bieden: Een zelfstandige functie van 16 tot 21 uur per week, verdeeld over 4-5 dagen. We starten met een tijdelijk contract, met de intentie om dit om te zetten naar een vast dienstverband. Arbeidsvoorwaarden en salaris zijn conform de CAO voor architectenbureaus (SFA), met ruimte voor persoonlijke groei door middel van cursussen en trainingen.
Ben jij enthousiast en per 1 oktober beschikbaar? Stuur dan je sollicitatie met motivatie en CV naar administratie@qwa.nl o.v.v. Vacature Management Assistent.
Voor meer informatie over ons bureau, onze projecten en werkwijze, bezoek onze website: www.qwa.nl.
Wij kijken uit naar jouw sollicitatie!
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.